30 Juli Call for Higher Authority: Wenn der eigentliche Entscheider nicht am Tisch sitzt

„Für mich passt das so. Ich muss es nur noch vom Vorstand freigeben lassen.“

Dieser Satz klingt, als sei die Verhandlung praktisch abgeschlossen. Tatsächlich beginnt häufig genau jetzt die nächste Runde. Bei der Verhandlungstaktik „Call for Higher Authority“, auch als „Limited Authority“ bezeichnet, erklärt eine Person, dass sie den Abschluss nicht selbst verbindlich freigeben könne. Die Zustimmung müsse von einer übergeordneten Instanz kommen – etwa vom Vorstand, der Geschäftsführung, dem Einkaufskomitee oder der Konzernzentrale. Diese Begrenzung kann real sein. Sie kann aber auch gezielt eingesetzt werden, um Zeit zu gewinnen, Verantwortung abzugeben oder weitere Zugeständnisse zu verlangen. 

Die Personen am Verhandlungstisch können ein Ergebnis aushandeln, ohne es abschließend genehmigen zu dürfen.

Wann wird daraus eine Taktik?

Problematisch wird es, wenn die höhere Instanz erst spät ins Spiel gebracht wird – nachdem die andere Seite bereits ihre Flexibilität gezeigt und mehrere Zugeständnisse gemacht hat.

Call for Higher Authority in Action:

Aylin Demir, Vertriebsleiterin beim Batteriespezialisten Volterra Systems, verhandelt mit Einkaufsleiter Jonas Levin von UrbanRide über einen mehrjährigen Liefervertrag. Preis, Abnahmemengen und Liefertermine sind nach zwei Verhandlungsrunden geklärt. Dann erklärt Jonas: „Für mich ist das Paket stimmig. Unser CFO wird es aber nur freigeben, wenn Sie beim Stückpreis noch drei Prozent nachlassen.“

Plötzlich entscheidet eine Person mit, die an keiner der bisherigen Verhandlungsrunden beteiligt war. Jonas kann sich weiterhin kooperativ zeigen, während der nicht anwesende CFO die zusätzliche Forderung stellt.

Für Aylin entsteht der Eindruck: Nur noch ein kleines Zugeständnis, dann ist der Vertrag abgeschlossen. Genau dieser psychologische Beinahe-Abschluss macht die Taktik so wirksam.

So reagieren Sie souverän

1. Klären Sie die Entscheidungsbefugnis frühzeitig

Fragen Sie möglichst vor dem ersten Angebot:

„Wer muss dem Ergebnis noch zustimmen?“
„Welche Punkte können Sie selbst entscheiden?“
„Nach welchen Kriterien erfolgt die Freigabe?“
„Wenn wir diese Kriterien erfüllen, ist das Ergebnis dann verbindlich?“

So verhindern Sie, dass am Ende überraschend eine neue Instanz auftaucht.

2. Sichern Sie das bisherige Paket ab

„Gerne legen wir das vereinbarte Paket dem CFO vor. Der heutige Preis gilt für den besprochenen Umfang und die vereinbarten Mengen. Sollte sich an diesen Voraussetzungen etwas ändern, müssen wir das Gesamtpaket erneut betrachten.“

Damit verhindern Sie, dass nur Ihre Zugeständnisse verbindlich bleiben, während die Gegenseite weitere Forderungen nachschiebt.

3. Machen Sie keine kostenlosen Konzessionen

Auch eine Forderung der „höheren Instanz“ wird nach dem Prinzip Geben und Nehmen verhandelt:

„Drei Prozent sind möglich, wenn Sie sich im Gegenzug zu einer dreijährigen Mindestabnahmemenge und einem Zahlungsziel von 14 Tagen verpflichten.“

Die höhere Instanz ist kein Grund, die Regeln guten Verhandelns außer Kraft zu setzen.

4. Holen Sie den Entscheider an den Tisch

Wenn möglich, schlagen Sie ein gemeinsames Gespräch vor:

„Dann sollten wir den CFO direkt einbeziehen. So können wir offene Fragen klären, ohne über mehrere Ebenen zu verhandeln.“

Lehnt die andere Seite das konsequent ab, ist besondere Vorsicht angebracht. Möglicherweise dient die unsichtbare Instanz vor allem dazu, immer neue Forderungen zu begründen.

Fazit

Verhandeln Sie nicht mit einem Phantom.

Klären Sie frühzeitig, wer tatsächlich entscheiden kann. Knüpfen Sie Zugeständnisse an eine verbindliche Gesamtfreigabe und öffnen Sie bei neuen Forderungen auch die übrigen Bestandteile des Pakets wieder.

Denn ein Satz wie „Ich muss nur noch meinen Vorstand fragen“ bedeutet nicht automatisch, dass die Verhandlung beendet ist. Manchmal bedeutet er, dass sie gerade erst in ihre entscheidende Phase eintritt.